ENTENDA: A importância de fazer intervalos entre reuniões

BEATRIZ IOLANDA
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Economia, negócios, mundo

Para muitos profissionais, o home office já se estende há mais de um ano. Depois de tanto tempo, as reuniões virtuais se tornaram parte da rotina. Apesar de ser a alternativa para se manter o distancimento social sem interromper os negócios, as reuniões remotas se tornaram um fator adicional de estresse para funcionários.

O estresse não vem apenas por conta da reunião em si, mas também pela quantidade. Com a agenda cheia, muitos profissionais acabam fazendo várias reuniões em sequência. Dona da plataforma Teams, a Microsoft conduziu um estudo sobre as atividades das ondas cerebrais dos trabalhadores. A conclusão é que parte do estresse e da fadiga mental se devem às reuniões consecutivas.

Esses encontros virtuais sem pausas são estressantes e afetam a capacidade de concentração e participação dos colaboradores, diz a pesquisa. Por isso, a indicação é para que haja descansos curtos entre as reuniões, para que as pessoas possam recarregar as energias ou simplesmente fazer uma transição mais harmoniosa para a reunião seguinte.

De acordo com o estudo, os intervalos entre as reuniões permitem que o cérebro “reinicie”, o que reduz o acúmulo de estresse das reuniões. Em duas horas de reuniões em sequência, a atividade média das ondas beta (relacionadas ao estresse) aumenta ao longo do tempo. Porém, quando os participantes tiveram a oportunidade de descansar entre reuniões, a atividade beta diminuiu.

Essa pausa permitiu que os participantes começassem sua próxima reunião em um estado mais relaxado. Isso também fez com que o nível médio de ondas beta se mantivesse estável durante quatro reuniões, sem acúmulo de estresse.

O que fazer durante essas pausas também importa. Quando os participantes fizeram intervalos para meditação, os padrões de ondas cerebrais mostraram níveis positivos de assimetria alfa frontal, o que se correlaciona com maior engajamento durante a reunião. Sem intervalos, os níveis foram negativos, sugerindo que os participantes estavam pouco ou nada engajados com a reunião. Isso mostra que, quando o cérebro está experimentando estresse, é mais difícil manter-se focado e engajado. Em suma, as pausas não são apenas boas para o bem-estar, elas também melhoram a capacidade de fazer um bom trabalho.

Para os participantes que não fizeram pausas, os pesquisadores também observaram que o período de transição entre as chamadas causou um aumento dos níveis de estresse.

“Nossas pesquisas mostram que os intervalos são importantes, não apenas para nos deixar menos exaustos até o final do dia, mas para realmente melhorar nossa capacidade de concentração e engajamento com essas reuniões”, diz Michael Bohan, diretor sênior do grupo de Engenharia de Fatores Humanos da Microsoft, que supervisionou a pesquisa.

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Outlook
A multinacional de tecnologia aproveitou a pesquisa para divulgar novas configurações no Microsoft Outlook. Segundo a empresa, a ferramenta torna mais fácil e automático realizar esses intervalos essenciais entre reuniões.

Os usuários podem definir padrões de agendamento que automaticamente encurtam as reuniões programadas por eles. Também é possível definir padrões de agendamento em toda a organização para encurtar as reuniões e criar espaço para pausas e intervalos para todos na empresa.

Por exemplo, um indivíduo ou empresa pode decidir iniciar suas reuniões cinco minutos após a hora agendada, de modo que os encontros de 30 minutos sejam reduzidos para 25 minutos. As conversas de uma hora serão encurtadas para 55 minutos. Isso significa que uma reunião de meia hora que teria começado às 11: 00 se tornará uma reunião de 25 minutos começando às 11:05. “Tente não usar esses cinco ou dez minutos para fazer algum outro tipo de trabalho”, diz Bohan. “Recupere o fôlego e faça uma pausa longe da tela”.

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Fonte: Epoca negócios – Microsoft