18 dicas para organizar o escritório

* Texto gentilmente cedido por A NOSSA VIDA

Talvez têm andado tão ocupados a decorar o resto da casa que até se esqueceram do escritório, ou pior, este tem servido de local de arrumação desarrumada, ou seja, neste momento está a servir de armazém e têm mantido a porta fechada para não ter de ver a confusão. Voltem a abrir essa porta e deitem mãos à obra – este é um espaço que só funciona quando bem organizado.

A disposição do mobiliário irá depender da quantidade de tempo que vão ou não passar no escritório de casa, ou seja, é importante decidirem se precisam de duas mesas e duas cadeiras (uma para cada!) ou se um posto de trabalho é mais do que suficiente, podendo assim dedicar o restante espaço a um recanto de leitura ou colocar um sofá cama que dará sempre jeito porque não têm quarto de hóspedes, por exemplo.
Enquanto depósito de todo o tipo de papéis, é essencial que o escritório tenha algumas gavetas e armários fechados para poderem guardar o que utilizam menos e diminuir o “ruído visual”.
Separem os papéis profissionais dos pessoais, ou seja, tentem não agrupar os relatórios do escritório com a tese de mestrado, as contas da água e as subscrições das vossas revistas mensais. Na hora de procurar algo importante, a tarefa complica-se.
Criem um sistema de arquivo que funcione para ambos: podem ter, por exemplo, uma pasta com várias divisórias para colocar todas as contas da casa, do carro e afins. No final de cada ano, podem esvaziar essa pasta, reunir os papéis que necessitam para o IRS e arquivar o restante em dossierspróprios – um para as contas da água, outro com os documentos do banco e por aí fora. Assim, terão o historial de cada situação junta e organizada por anos.
Se não têm por hábito arquivar cada folha de papel à medida que a recebem, podem colocar um cesto na secretária onde vão juntando todos os documentos que precisam de ser arquivados e fazer isso uma vez por mês, por exemplo.
Se partilharem o mesmo computador, também este deve ter um sistema de organização que seja prático para ambos. Podem, por exemplo, criar um “ambiente de trabalho” distinto, estando a organização da respectiva informação a cargo de cada um.
Etiquetas, feitas no computador ou à mão, e coladas nas vossas caixas de arrumação e dossiers são uma ferramenta preciosa na hora de guardar e de procurar alguma coisa específica.
Para manterem as gavetas da secretária sempre imaculadas, porque não equipá-las com divisórias adequadas – tabuleiros próprios ou caixas de chocolates vazias – para manter tudo no sítio certo?
Numa estante ou em prateleiras fixas às paredes, reúnam todos os vossos livros e organizem-nos por temas ou cores.
Utilizem a vossa imaginação para organizarem todos os pequenos objectos que compõem um escritório – canetas, marcadores, pins, agrafadores, agrafos, clips, post-its, blocos de notas, CDs – recorrendo a cestos, bolsas, caixas, latas e frascos de vidro. Algumas coisas poderão ter de comprar, outras podem até já ter em casa, à espera de serem utilizadas. Assim, tudo terá o seu sítio certo.
Os fios dos computadores, telefones, televisão, aparelhagem ou qualquer outro gadget que possam ter no escritório podem ser incómodos e inestéticos, por isso, nada como recorrer ao Cable Box ou a um passa-cabos para esconder esses metros de cabos que ninguém gosta de ver.
Um quadro magnético ou de cortiça é uma boa solução para manter visíveis notas e documentos que precisam de tratar, sem ocupar espaço na secretária, nem criar pilhas de papéis.
Guardem, junto à secretária, aquelas coisas que utilizam com maior frequência, armazenando o resto numa estante ou armário. Por exemplo, a impressora, telefone ou fax devem estar próximo do posto de trabalho, ao invés da vossa colecção de revistas ou a pasta do IRS de há dois anos.
Um carrinho, de preferência com rodas, e que possa ser encaixado debaixo da própria secretária, pode ser uma excelente mesa de apoio para quando estão a trabalhar, servindo simultaneamente de local de armazenamento.
Uma ou duas vezes por ano devem fazer uma limpeza geral ao escritório, eliminando papéis, revistas e jornais velhos; criando espaço para o que estará para vir. Como? Quando já acumularam muitos dossiers e pastas, invistam numa caixa de plástico de armazenamento onde possam colocar essas coisas antigas e guarde-a num armário da casa ou até na garagem.
Se são aquele tipo de pessoa que abomina ter de lidar com papéis, muito menos acumulá-los, podem sempre digitalizar todos os vossos documentos/contas e guardá-los em ficheiros informáticos. Não se esqueçam de fazer periodicamente cópias de segurança num disco externo ou em CDs. Quanto ao papel, podem sempre passá-lo num triturador para garantir a vossa privacidade e, claro, reciclar tudo no final.
Se o escritório for pequeno, aprendam a rentabilizar todo o espaço disponível, para assegurar uma divisão minimamente ordenada.
Procurem deixar o escritório sempre da mesma forma que o encontraram – de preferência organizado – e não caiam na tentação de o utilizar como repositório de tudo e mais alguma coisa.