10 passos para trabalhar menos e produzir mais

Por Murilo Aguiar – (IG São Paulo)

Você chega ao seu escritório e começa a ler seus e-mails para resolver as pendências. Enquanto um e-mail mais pesado carrega, abre o projeto que precisa terminar até sexta-feira. Nesse meio tempo, o seu telefone toca e seu chefe lhe pede para preparar uma apresentação para a reunião de quinta-feira. Você então começa a esboçar a apresentação, até ser interrompido por um colega do setor financeiro que está cobrando as notas fiscais de um projeto já finalizado. Você deixa de lado o que está fazendo e vai atrás das notas. Ao todo, já se passou uma hora do expediente e você ainda não chegou perto de concluir qualquer tarefa.

Ainda que as atividades do exemplo acima não sejam nada semelhantes ao que você vive no seu dia a dia, esta situação de ter várias coisas para realizar e não conseguir finalizar nenhuma é comum à muitos todos os profissionais. Como consequência, muitos sacrificam a vida pessoal e trabalham mais de 10 horas por dia para terminar o seu trabalho. Ou seja, o famoso workaholic (do “work-a-holic”, em inglês, ou viciado em trabalho) do seu escritório pode, na verdade, ser apenas alguém que não consegue organizar o seu tempo e melhorar a produtividade.

No entanto, não é preciso sentir-se culpado por isso. Não conseguir aproveitar bem o seu tempo de trabalho é reversível e, em alguns casos, não é só uma questão de personalidade dispersa. “Tem uma questão de ferramenta. Às vezes, a pessoa não consegue focar e aumentar a produtividade porque ela não conhece as ferramentas que podem ajudá-la a fazer isso”, conta o coach especialista em administração de tempo, Daniel Burd, da Call Daniel.

Para ajudá-lo a trabalhar menos e produzir mais, o iG ouviu especialistas em administração de tempo e criou uma lista com dez dicas práticas e fáceis de serem aplicadas no dia a dia do ambiente de trabalho.

No entanto, a coach Jaqueline Weigel, sócia-fundadora da Weigel Coaching, lembra que o trabalhar menos não significa diminuir a sua carga horário. “É você ser mais eficiente, ou seja, você conseguir aproveitar melhor o tempo e ter uma qualidade melhor de produção. Por ‘menos’, a gente quer dizer menos preço a ser pago, menos exaustão e sacrifício. E produzir mais é ter mais resultado e ser capaz de fazer isso com qualidade e satisfação”, lembra Jaqueline.

Veja abaixo 10 dicas para você trabalhar menos e produzir mais no seu dia de trabalho:

1 – Tenha uma agenda

Parece simples, mas ter o costume de utilizar uma agenda ou um calendário pode otimizar, e muito, o seu dia a dia. Seja de papel ou eletrônica, a agenda vai tirar do seu cérebro a responsabilidade de armazenar todas as atividades que você precisa realizar. “Quando você anota uma coisa em algum lugar, você se foca na sua tarefa do dia e não no que você tem que fazer amanhã”, conta Jaqueline.

2 – Divida o seu dia em blocos

Por uma semana, anote o tempo que você leva para fazer todas as atividades do seu trabalho. Depois, divida estas atividades em três blocos: as que realmente são importantes e trazem resultados, as que são emergenciais, ou seja, atividades que surgiram durante o dia e precisaram ser resolvidas naquele momento e as circunstanciais, que são as tarefas que não trazem resultados muito relevantes, como olhar e-mails, organizar o escritório e atender o telefone. No final, verifique se não está gastando tempo demais fazendo coisas que não vão lhe trazer nenhum resultado. Para o especialista Júlio Amorim, da consultoria Great Group, o ideal é que o profissional gaste, pelo menos, 60% do tempo dela fazendo as atividades do primeiro grupo, que são as mais relevantes. Em seguida, as atividades emergenciais e, por último, as circunstanciais.

3 – Tenha um grande objetivo para o dia

Ao chegar no escritório, priorize uma grande atividade para dedicar mais tempo, seja um grande projeto no qual está trabalhando ou a apresentação de uma reunião importante no dia seguinte. “Não faça uma lista de cinco ou de sete objetivos. Tudo o que você fizer a mais que o objetivo principal é lucro. O que acontece é que as pessoas colocam várias metas e não conseguem atingir tudo, depois ficam frustradas”, ressalta Burd.

4 – Estipule um prazo para todas as tarefas

Toda atividade precisa de um bom planejamento para ser executada de maneira assertiva e sem tomar mais tempo que o necessário. Desta maneira, a primeira coisa que se deve fazer antes de começar a trabalhar em cima de uma tarefa é estipular um prazo para que ela acabe. Quando o profissional inicia uma atividade sem um prazo para terminar ele está mais suscetível a se dispersar com outras demandas que surgirem durante o processo. Para Amorim, é imprescindível que o funcionário negocie com o líder o horário ou data de entrega de um projeto que ele tenha lhe passado, pois sem este limite o profissional corre o risco de levar mais tempo que o desejado pelo seu chefe.

5 – Organize o seu e-mail em pastas

Em alguns casos, o profissional recebe dezenas e até centenas de e-mails durante um único dia de trabalho, facilitando a dispersão e a perda de tempo com uma atividade que, a princípio, parece simples. Segundo Daniel Burd, o recomendável é que a pessoa crie quatro pastas em seu sistema de e-mails, para melhorar o uso da ferramenta.

Pasta 1 –“Aguardando resposta” – Coloque nesta pasta os e-mails que você mandou para alguém e ainda está aguardando o retorno. Pelo menos uma vez por semana entre nesta pasta e exclua os e-mail que você já obteve resposta.
Pasta 2 – “Ações não-urgentes” – Nesta pasta, deixe os e-mails que você pretende responder, mas que não são tão urgentes, como um documento que você precisa ler ou uma demanda que pode ser respondida na próxima semana.
Pasta 3 – “Arquivo” – Deixe nesta pasta os e-mails que não demandam nenhuma ação, que já foram respondidos e que você deseja guardar apenas para uma futura pesquisa e referência.
Pasta 4 – “Caixa de Entrada” – Nesta pasta, a mais importante, você deve deixar apenas os e-mails que precisam ser respondidos à curto prazo.

6 – Reserve um tempo do dia para o imprevisto

Antes de criar o hábito de organizar o tempo que dedicará do seu dia de trabalho para cada atividade, lembre-se que nem tudo está sob o seu controle e que imprevistos acontecem. Uma reunião pode demorar mais do que o agendado anteriormente, uma negociação com um cliente pode ser mais trabalhosa do que o imaginado ou, simplesmente, uma queda de energia pode interromper o seu trabalho por alguns minutos. Segundo o especialista em produtividade e administração de tempo Christian Barbosa, o ideal é que o profissional reserve de duas a três horas do dia para as atividades não planejadas. “Dessa forma, você terá um dia com atividades importantes e, quando eventuais urgências aparecem, entrarão em seu dia no espaço previsto, sem necessidade de um acúmulo extra de trabalho. Quanto mais você se planejar, menos urgências você terá e as situações fora da programação serão menos frequentes”, diz ele.

7 – Compartilhe as responsabilidades

Alguns profissionais têm dificuldade de atender a tantos pedidos de seus líderes por dependerem da ação de terceiros para concluírem suas tarefas. Quando estas pessoas se atrasam, o profissional acaba passando horas a mais no escritório para conseguir entregar tudo no tempo estipulado pelo seu chefe. Para evitar que isto aconteça, o diálogo é a melhor solução. Além de deixar claro para as outras pessoas qual é o seu próprio prazo, crie, em conjunto com elas, um limite para que cada uma entregue o que precisa a tempo de você finalizar o projeto. Dessa forma, todos estarão comprometidos e você não se sobrecarrega minutos antes da entrega.

8 – Reserve um tempo para não fazer nada

Isso mesmo. Para obter uma melhor produtividade dentro do ambiente profissional não é preciso ficar horas seguidas em frente ao computador, atendendo o telefone e respondendo e-mails. Pelo contrário, quando fazemos isso, forçamos o nosso cérebro a trabalhar intensamente e o nosso raciocínio começa a ficar confuso. De acordo com Jaqueline, o tempo ocioso colabora para uma melhor concentração do profissional quando ele sentar e voltar a trabalhar. Faça intervalos de dez minutos a cada hora para conversar com colegas, comer alguma coisa e descansar.

9 – Organize o seu ambiente de trabalho

Segundo Christian Barbosa, “ambiente bagunçado é um convite para a improdutividade”. Isto não significa que o profissional precisa ser metódico e compulsivo por uma mesa ou gaveta organizada. Na verdade, se mesmo não reservando um espaço específico para cada tipo de documento você consegue encontrar o que precisa sem perder tempo, ótimo. O problema se cria quando o ambiente está tão desorganizado que a pessoa gasta mais de meia hora vasculhando o escritório para encontrar uma pasta. No entanto, Barbosa lembra que não é preciso organizar tudo em um dia, pois provavelmente você irá se cansar e desistirá. Reserve um tempo de cada dia para organizar as gavetas, depois em outro dia para organizar as pastas e assim por diante.

10 – Saiba dizer não

Sabe aquele pedido que o seu chefe faz para ser entregue daqui meia hora e que você sabe que levará pelo menos duas horas? Pois então, é esse o momento em que você precisa admitir que não conseguirá concluir a tarefa no tempo estipulado e que precisará de mais tempo ou de ajuda. Sem deixar isso claro para o seu líder, ele entenderá que você concorda em entregar o que lhe foi pedido no prazo que ele lhe passou. Desta maneira, ou você vai fazer um trabalho ruim, ou vai ultrapassar o prazo e deixar que seu chefe interprete o seu atraso de uma maneira equivocada. “Você precisa admitir que o tempo é limitado e que a sua capacidade é limitada. A chave do sucesso não é você fazer mais coisas do que consegue. As pessoas têm dificuldade de admitir que não conseguem. Essa é a maior barreira para conseguir produzir mais em menos tempo”, aponta Jaqueline Weigel.

Fonte: IG
Link: http://economia.ig.com.br/2014-04-05/10-passos-para-voce-trabalhar-menos-e-produzir-mais.html