*Por Sofia Esteves, presidente do conselho do grupo Cia. de Talentos
Quantas reuniões eu tenho hoje? Você acha que esta frase parte da sua rotina? Pois bem, não adianta menosprezá-las. As reuniões fazem parte do nosso dia a dia e são essenciais para estabelecermos uma comunicação com a equipe e clientes. Quando são bem executadas por todos participantes, elas se tornam uma ferramenta importante para o bom andamento dos projetos e na resolução de problemas de forma coletiva, além de trazerem vantagens valiosas aos profissionais, por meio de um ambiente ideal para a troca de ideias e sugestões sobre um determinado assunto, abrindo espaço para que todos os participantes possam contribuir com opiniões e sugestões.
No final das contas, todos ganham com boas reuniões corporativas. Mas, a grande questão está na organização, na forma e na duração em que elas são feitas. Com a vida no ambiente de trabalho é atribulada é preciso otimizar os encontros na resolução de questões de forma planejada, estruturada e efetiva. As reuniões não precisam ser longas e cansativas, basta manter o foco e a produtividade e elas também contribuem na diminuição do stress, ansiedade e traz mais segurança e calma para a rotina profissional.
Vamos a algumas dicas que podem servir como guia:
– Desligue o celular
Sim, desligue. Um dos grandes motivos de reuniões sem resultados efetivos, são as distrações durante esse período e um dos principais motivos é o celular. Ele é uma desatenção constante, tirando o foco do tema principal. Tenham em mente que não serão alguns minutos que prejudicarão alguma tomada de decisão, além de ser falta de educação para quem está liderando a discussão.
– O segredo está no planejamento
Tenha cuidado com a preparação e o planejamento. As vezes a pauta tem dois, três, quatro assuntos a serem discutidos. Foque no principal, conforme o motivo do encontro. Uma forma de facilitar essa escolha é compartilhar com a equipe o tema da reunião, deixando claro por que que ela foi marcada, apresentando um roteiro a ser discutido e o que cada um pode contribuir. Esses são aspectos que devem ser determinados antes mesmo de se marcar um encontro.
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